Politica de confidențialitate a Planner-ului
Ultima actualizare: 11 octombrie 2026
Politica asta se aplică aplicației Quadrart Development Planner, la planner.quadrart.ro. Pentru site-ul quadrart.ro se aplică politica de confidențialitate a site-ului.
Aplicația e a Quadrart Wave S.R.L., cu sediul în str. Prof. Ion Filibiliu nr. 9, corp 2, camera 1, ap. 28, sector 3, București, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/8008/29.04.2022, CUI RO46030913. Ne poți scrie la office@quadrart.ro sau ne poți suna la +40 740 057 440.
Cine răspunde de date
În aplicație avem două roluri, după felul datelor.
Datele contului tău și datele de funcționare: numele, adresa de e-mail, parola, sesiunile de autentificare, acceptarea termenilor. Pentru ele, Quadrart Wave S.R.L. este operator.
Ce pune firma ta în aplicație: proiectele, documentele, companiile, contactele și istoricul lor. Pentru aceste date, firma care a cumpărat accesul la aplicație (clientul nostru) este operatorul, iar Quadrart le prelucrează în numele ei, ca persoană împuternicită, conform contractului cu clientul. Dacă ai o întrebare sau o cerere despre aceste date, adresează-te întâi firmei pentru care folosești aplicația; noi o ajutăm să-ți răspundă.
Ce date prelucrăm
Contul. Numele, adresa de e-mail și parola; parola o păstrăm numai ca amprentă criptografică, niciodată în clar. Rolul tău și firma pentru care lucrezi, puse de cine îți creează contul. Data ultimei autentificări, data până la care ai acces (dacă există una), dacă contul e blocat și setările tale de notificări.
Nu-ți poți face singur cont. Un cont îl creează un administrator Quadrart sau vine dintr-o invitație. În invitație, cel care te invită scrie adresa ta de e-mail, felul accesului (utilizator, beneficiar, proiectant, consultant, cumpărător), eventual data până la care ai acces, proiectul sau compania și un mesaj; numele și parola le scrii tu. Demonstrația de pe pagina de autentificare nu cere nicio dată: contul de demonstrație durează 15 minute, iar proiectul lui se șterge la sfârșit.
Ce pune firma ta în aplicație.
- Proiectele: numele, răspunsurile la întrebările despre proiect, datele consemnate (de exemplu, când s-a obținut un aviz), duratele, membrii și rolul lor.
- Documentele încărcate, de orice fel. Aplicația nu verifică ce conțin, deci un document poate cuprinde date personale (de exemplu, un act de identitate încărcat de client).
- Companiile: datele firmei (CUI, sediu, asociați și procente), registrele (contracte, terenuri cu număr cadastral, mandate și persoane împuternicite, conturi bancare, contacte cu nume și e-mail) și documentele. Dosarul „17 · Date personale” îl văd numai managerii companiei și nu e citit niciodată automat.
- Istoricul acțiunilor: cine a schimbat ceva, ce anume (valoarea veche și cea nouă) și când.
- Ce ai deschis în data room: când ai deschis ultima oară data room-ul și ce versiuni de documente ai deschis sau descărcat. Le folosim ca să-ți arătăm ce e nou.
Autentificarea și securitatea. La fiecare autentificare păstrăm adresa IP și tipul de browser, în sesiunea ta. Când accepți un acord de confidențialitate pentru un proiect, o companie sau o tranzacție, păstrăm numele, adresa de e-mail, în numele cui accepți, adresa IP, textul acordului și ora; adresa IP apare și în istoricul locului respectiv, pe care îl văd cei care au acces la el. Când accepți termenii și politica la crearea contului, păstrăm ziua acceptării și adresele paginilor de atunci.
Ce nu facem. Nu măsurăm cum folosești aplicația: nu înregistrăm paginile deschise, clicurile sau durata și nu folosim instrumente de analiză a traficului. Paginile aplicației nu încarcă nimic de la servicii terțe. Nu vindem și nu închiriem date.
De ce prelucrăm datele și pe ce temei
Pentru datele la care suntem operator:
| Ce | De ce | Temeiul |
|---|---|---|
| Contul tău: numele, e-mailul, parola, rolul | ca să poți folosi aplicația pe care a contractat-o firma pentru care lucrezi | interesul nostru legitim și al clientului de a furniza și de a folosi aplicația contractată |
| Sesiunile, cu adresa IP și browserul; jurnalele de securitate; limitarea încercărilor de autentificare | ca să ținem aplicația în siguranță și să oprim accesul neautorizat | interesul nostru legitim de a proteja aplicația și datele din ea |
| Acceptarea termenilor și a acordurilor de confidențialitate, cu data și, la acorduri, adresa IP | ca să putem dovedi ce s-a acceptat, când și de către cine | interesul legitim de a putea dovedi acceptarea |
| E-mailurile aplicației: invitațiile, linkurile de parolă, notificările; rezumatele zilnice numai dacă le-ai ales | ca să funcționeze invitațiile, schimbarea parolei și notificările | interesul legitim de a furniza aplicația |
| Numele tău în istoric, și după ștergerea contului | ca istoricul proiectelor să rămână complet și corect | interesul legitim al clientului de a păstra un istoric complet al proiectelor |
| Evidența consumului: întrebările către Asistent și citirile automate, cu data, contul și costul | ca să calculăm plafoanele și consumul din contract | executarea contractului cu clientul și interesul legitim de a ține evidența consumului |
Temeiurile sunt cele din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 6 alin. (1): lit. (f), interesul legitim, și lit. (b), executarea contractului. Pentru că aplicația se vinde firmelor, de cele mai multe ori nu tu ești parte la contract, ci firma pentru care lucrezi; de aceea temeiul principal e interesul legitim. Te poți opune prelucrării întemeiate pe interes legitim; vezi „Drepturile tale”.
Pentru datele pe care le pune firma ta în aplicație, temeiul îl stabilește firma, ca operator.
Asistentul Quadrart și citirea automată a documentelor
Funcțiile acestea pornesc numai când le folosești: la citirea automată, când apeși Citește; la Asistentul Quadrart, când pui o întrebare. Le are numai cine le are incluse în pachet.
La citirea automată trimitem: pentru un PDF cu text, numai textul extras, pagină cu pagină; pentru un PDF scanat, fișierul (eventual numai primele pagini); pentru o imagine, imaginea. Alături trimitem lista câmpurilor de căutat (de exemplu numărul actului, data, emitentul) și, la un document de proiect, întrebările proiectului. Nu trimitem numele clientului sau al persoanei.
La Asistentul Quadrart trimitem întrebarea ta, întrebările și răspunsurile de dinainte din aceeași conversație, un rezumat al paginii pe care ești (citit cu drepturile tale), articolele de ghid potrivite și fragmentele de lege din biblioteca normativă Quadrart. Asistentul poate citi și alte date din aplicație, numai pe cele pe care le vezi și tu. Nu trimitem conținutul fișierelor din data room, Qstorage, paginile din „Analize clienți” și dosarul „17 · Date personale”.
Pentru citirea automată a documentelor și pentru Asistentul Quadrart folosim serviciile Anthropic, PBC (SUA), ca altă persoană împuternicită. Îi trimitem numai ce e necesar pentru o cerere: documentul pe care îl dai la citit sau întrebarea ta, împreună cu datele proiectului de care e nevoie pentru răspuns. Anthropic le prelucrează numai ca să furnizeze serviciul, conform acordului său de prelucrare a datelor, și nu le folosește pentru antrenarea modelelor. Transferul în afara Spațiului Economic European se face pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană. Lista subprocesatorilor Anthropic este publicată la anthropic.com/subprocessors.
Biblioteca normativă Quadrart e un serviciu al nostru, pe același server, legat de aplicație printr-o rețea internă care nu iese pe internet. Când Asistentul caută o lege, îi trimite bibliotecii căutarea pe care o formulează: textul căutării, actul, articolul, data. Pentru fiecare căutare, biblioteca păstrează ora, un cod de sesiune generat la întâmplare, care nu te identifică, textul căutării, actul și articolul căutate și trimiterile găsite. Nu păstrează adresa ta IP, numele, adresa de e-mail, întrebarea ta ca atare sau răspunsul Asistentului. Jurnalul stă numai pe serverul nostru și se șterge după 12 luni.
Ce păstrăm noi. La citirea automată, valorile găsite rămân cât timp există documentul, iar citatul din document și pagina se șterg automat după 12 luni. La Asistentul Quadrart, întrebările și răspunsurile se păstrează 12 luni; după aceea textul lor se șterge, iar rămân numai data, contul, firma, proiectul și costul, pentru evidența consumului. Nota pe care o scrii când semnalezi un răspuns ca greșit nu se șterge. Conversația în curs cu Asistentul stă numai în browserul tău, pe fila deschisă, până o închizi sau pornești o conversație nouă.
Răspunsurile Asistentului și datele propuse de citirea automată sunt generate automat și pot conține erori. Vezi termenii de utilizare.
Cui transmitem datele
Datele aplicației le prelucrează, în numele nostru, următorii furnizori:
| Furnizor | Ce face | Unde |
|---|---|---|
| netcup GmbH | găzduiește serverul aplicației: baza de date, fișierele și copiile de siguranță locale | centru de date din Viena, Austria |
| Hetzner Online GmbH | păstrează copia de siguranță externă, criptată înainte să plece de pe serverul nostru; furnizorul nu-i poate citi conținutul | Falkenstein, Germania |
| Zoho Corporation, prin serviciul ZeptoMail | trimite e-mailurile aplicației: invitațiile, linkurile de parolă, rezumatele zilnice, notificările. Primește adresa destinatarului, subiectul și textul. Nu urmărim dacă deschizi e-mailurile sau dacă dai clic pe linkurile din ele. | centrul de date din Uniunea Europeană |
| Anthropic, PBC | citirea automată și Asistentul Quadrart, cum e descris mai sus | SUA |
ANAF. Codurile fiscale (CUI) ale companiilor din aplicație le trimitem serviciului public ANAF pentru plătitorii de TVA, la cerere și în fiecare noapte, ca să aducem datele publice ale firmei: denumirea, sediul, numărul de înregistrare, codul CAEN și starea de plătitor de TVA.
Putem transmite date autorităților publice atunci când legea ne obligă.
Cine de la Quadrart are acces
Administratorii Quadrart au acces la toate datele din aplicație: proiectele, documentele, companiile, istoricul, invitațiile și întrebările semnalate ca greșite. Accesul lor nu cere un motiv anume și nici acordul clientului. Ce modifică un administrator apare în istoric cu numele lui, ca la orice utilizator; deschiderea unei pagini nu lasă urme, tot ca la orice utilizator.
Administratorii folosesc datele numai pentru funcționarea, întreținerea și securitatea aplicației și pentru asistență.
Fiecare administrator și-a asumat în scris obligația de a păstra confidențialitatea datelor.
Cât timp păstrăm datele
| Ce | Cât |
|---|---|
| Contul | Cât există contul. La ștergere pleacă contul, parola și sesiunile. Numele rămâne în istoric, în liniile pe care le-a lăsat, și rămâne o linie „cont șters”, cu numele și adresa de e-mail. |
| Adresa IP și browserul unei autentificări | Pe durata sesiunii (cel mult 7 zile de la ultima folosire și cel mult 30 de zile de la autentificare) și cel mult 30 de zile după expirarea ei; apoi se șterg automat. |
| Ce pune firma ta în aplicație | Pe durata contractului cu firma. La încheierea contractului, firma poate cere exportul datelor, iar noi le ștergem în 30 de zile. Exportul și ștergerea le facem noi, manual. Exportul cuprinde ce poate da aplicația: arhivele data room-urilor, ale companiilor și ale tranzacțiilor, listele în Excel și graficul în PDF; istoricul și răspunsurile nu se pot exporta ca date. |
| Istoricul acțiunilor | Nu se șterge. Când se șterge un proiect, istoricul lui rămâne, ca text, într-un dosar de proiecte șterse, vizibil celor care vedeau proiectul. |
| Acceptarea unui acord de confidențialitate, cu adresa IP | Rămâne în istoricul locului. |
| Acceptarea termenilor | Cât există contul. |
| Asistentul Quadrart și citirea automată | Vezi mai sus. |
| Jurnalele serverului cu adresa IP (erorile, încercările blocate) | 30 de zile. |
| Jurnalul bibliotecii normative (căutările Asistentului, fără IP și fără nume) | 12 luni. |
| Copiile de siguranță | Cel mult 12 luni. Ce se șterge din aplicație rămâne în copii până expiră ele. |
Cookie-uri și stocarea în browser
Aplicația folosește un singur cookie, __Secure-better-auth.session_token, care te ține autentificat. Durează 7 zile de la ultima folosire și cel mult 30 de zile de la autentificare. E al aplicației, nu al unui terț, și nu poate fi citit de scripturile paginii. Fără el aplicația nu poate funcționa.
Aplicația mai ține în browserul tău, pentru comoditate, câteva preferințe de afișare: locurile deschise recent și favoritele, lățimile coloanelor și ale panourilor, ce file și ce ramuri ai lăsat deschise, vederile salvate. Pe fila deschisă ține conversația în curs cu Asistentul. Nimic din acestea nu pleacă de acolo la noi sau la alții, iar aplicația funcționează și fără ele.
Securitatea
Aplicația se folosește numai prin HTTPS. Parolele se păstrează numai ca amprentă criptografică. O parolă nouă are cel puțin 8 caractere, cu literă mică, literă mare, cifră și caracter special. Linkul de parolă uitată e valabil o oră și se folosește o singură dată. După 20 de încercări de autentificare pe minut de la aceeași adresă, încercările se refuză. Baza de date nu e accesibilă de pe internet. Copia de siguranță externă e criptată.
Ce nu avem, ca să știi exact: datele nu sunt criptate pe discul serverului, deci cine are acces la server, inclusiv furnizorul care îl găzduiește, le poate citi; copia externă e criptată. Nu există autentificare în doi pași.
Dacă se produce o încălcare a securității datelor, anunțăm clientul fără întârziere, în cel mult 72 de ore de când aflăm de ea.
Drepturile tale
Ai dreptul de acces la datele tale, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție la prelucrarea întemeiată pe interes legitim și dreptul la portabilitate. Pentru datele contului tău ne scrii la office@quadrart.ro. Pentru datele pe care firma ta le-a pus în aplicație, te adresezi firmei; noi o ajutăm să-ți răspundă.
Dacă răspunsul nu te mulțumește, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, dataprotection.ro.
Modificări
Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare e cea publicată aici, cu data ultimei actualizări la început.
Despre schimbările importante îi anunțăm pe clienți dinainte, prin e-mail, iar la următoarea autentificare aplicația îți cere să accepți versiunea nouă.